El Ministerio de Trabajo y Economía Social ha iniciado la tramitación urgente del nuevo Real Decreto sobre registro horario digital, que sustituirá los actuales sistemas en papel o mixtos. El objetivo es que la norma entre en vigor antes de que finalice 2025 y su aplicación sea generalizada durante 2026.

Un sistema exclusivamente digital y accesible en remoto

La reforma establece que el registro de jornada será obligatorio, exclusivamente digital y verificable, eliminando definitivamente los fichajes en papel o plantillas Excel. Además, el sistema deberá permitir el acceso en tiempo real a la Inspección de Trabajo, sindicatos y empleados, sin necesidad de aviso previo.

Este nuevo modelo será aplicable a todas las empresas con trabajadores, independientemente del tipo de contrato o jornada. También garantizará el acceso individual de cada empleado y la trazabilidad de los datos registrados.

Más transparencia y control

Según el Ministerio, la medida busca reforzar la transparencia laboral y reducir las horas extra no pagadas, sin aumentar las sanciones ya previstas en el Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, sí se prevé un mayor control automatizado y remoto por parte de la Inspección.

Retos para las pymes

Para las pequeñas y medianas empresas, el cambio supondrá un reto tecnológico y organizativo. El nuevo sistema exigirá disponer de un software homologado, almacenamiento seguro y cumplimiento de la normativa de protección de datos (LOPDGDD y RGPD).

Además, las pymes deberán:

• Revisar los contratos y las políticas internas de jornada y desconexión digital.

• Implantar un sistema de fichaje digital (aplicación, intranet o terminal conectado).

• Garantizar el acceso individual de los trabajadores.

• Conservar los registros durante cuatro años.

Opiniones enfrentadas

Mientras la CEOE advierte del posible impacto económico y la duplicidad de controles, los sindicatos valoran la medida como un avance hacia la igualdad y el control real de las horas trabajadas.

En cualquier caso, el nuevo registro horario digital será una realidad en los próximos meses. Las empresas tienen tiempo para adaptarse, pero conviene empezar cuanto antes a preparar los sistemas y políticas internas.