El uso del móvil personal de los empleados para trabajar: qué deben tener en cuenta autónomos y empresas

El uso del teléfono móvil particular de los trabajadores para realizar determinadas tareas profesionales plantea cuestiones relacionadas con la protección de datos, la intimidad y la dotación de medios necesarios para desarrollar la actividad laboral.

En los últimos meses, la utilización de teléfonos personales para cuestiones como el registro horario, el acceso a aplicaciones corporativas o los sistemas de doble autenticación ha generado actuaciones y resoluciones que conviene conocer, especialmente en pequeñas empresas y negocios gestionados por autónomos.

La empresa no puede exigir, con carácter general, el teléfono particular del trabajador

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) establece que ninguna norma exige que una persona trabajadora tenga que facilitar a su empresa su número de teléfono particular para desarrollar su relación laboral.

La Agencia señala que el tratamiento del teléfono personal del trabajador no puede basarse, con carácter general, en la necesidad de ejecutar el contrato de trabajo. Si las características del puesto requieren que la persona esté localizable fuera del centro o del horario habitual, la AEPD indica que una alternativa puede ser proporcionar un teléfono de empresa.

El trabajador puede facilitar voluntariamente su número particular, siempre que dicha comunicación sea realmente voluntaria y se cumplan las condiciones establecidas por la normativa de protección de datos.

El teletrabajo establece límites específicos

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, establece de forma expresa que las personas que trabajan a distancia tienen derecho a que la empresa les proporcione y mantenga los medios, equipos y herramientas necesarios para desarrollar su actividad.

Además, la normativa establece que la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos que sean propiedad del trabajador ni obligarle a utilizar estos dispositivos para desarrollar el trabajo a distancia.

La misma ley establece que los gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al trabajo a distancia no pueden ser asumidos por la persona trabajadora cuando correspondan a la actividad laboral.

¿Qué ocurre con el fichaje desde el teléfono personal?

El registro horario es uno de los casos en los que puede plantearse esta situación. Que una empresa disponga de una aplicación para registrar la jornada no significa que pueda exigir a toda su plantilla instalarla en sus teléfonos particulares.

La Agencia Española de Protección de Datos ha analizado casos relacionados con el fichaje mediante teléfonos móviles. En uno de ellos, la empresa disponía de un terminal situado en el centro de trabajo y el trabajador podía utilizar voluntariamente su propio móvil como alternativa. La AEPD tuvo en cuenta precisamente que no existía una obligación de utilizar el dispositivo personal.

Por tanto, es importante diferenciar entre que un trabajador utilice voluntariamente su teléfono particular y que la empresa establezca su utilización como requisito para realizar una tarea laboral.

También afecta a los sistemas de doble autenticación

Otro supuesto que ha adquirido relevancia es el uso del número de teléfono particular para recibir códigos necesarios para acceder a aplicaciones o sistemas informáticos.

En 2026 se ha conocido una resolución de la AEPD en la que una empresa utilizaba números de teléfono personales de trabajadores para enviar códigos de acceso mediante SMS a herramientas informáticas. Según la información publicada sobre el caso, 203 de los 364 empleados activos tenían vinculado su número privado al sistema y la Agencia impuso inicialmente una sanción de 80.000 euros por el tratamiento de estos datos.

La cuantía de esta sanción está vinculada al tratamiento de datos personales y a las circunstancias concretas analizadas por la AEPD, por lo que no significa que cualquier utilización de un teléfono personal en el trabajo vaya a implicar automáticamente una multa de 80.000 euros.

La normativa también protege la intimidad digital

El Estatuto de los Trabajadores reconoce, en su artículo 20 bis, el derecho de las personas trabajadoras a la intimidad en relación con el entorno digital, así como el derecho a la desconexión digital y a la intimidad frente a determinados sistemas de videovigilancia y geolocalización.

Por su parte, la Ley Orgánica 3/2018 regula el derecho a la intimidad en el uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral y establece las condiciones que deben respetarse cuando la empresa utiliza medios digitales en la relación de trabajo.

Esto resulta especialmente relevante cuando el uso de un teléfono particular implica instalar aplicaciones corporativas, facilitar el número personal, utilizar sistemas de geolocalización o recibir comunicaciones laborales de manera habitual.

¿Puede utilizarse voluntariamente el móvil personal?

La normativa no establece una prohibición absoluta de utilizar un teléfono particular para cuestiones relacionadas con el trabajo.

La diferencia se encuentra en las circunstancias concretas. No es lo mismo que una persona trabajadora facilite voluntariamente su número de teléfono para una determinada comunicación que convertir su dispositivo personal en una herramienta necesaria para poder desarrollar sus funciones.

Por ello, las empresas y autónomos con trabajadores deben analizar qué medios son necesarios para cada puesto y cómo se utilizan los datos personales asociados a esos medios.

En el caso del trabajo a distancia, la Ley 10/2021 establece expresamente que la empresa debe proporcionar los equipos y herramientas necesarios y que no puede exigir la instalación de aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora.

Apolinar Asesores

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Fuentes:

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Preguntas frecuentes sobre el teléfono y correo electrónico particular del trabajador.
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Resolución AI-00380/2024.
Boletín Oficial del Estado. Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de los Trabajadores.
Boletín Oficial del Estado. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Boletín Oficial del Estado. Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.
Pymes y Autónomos. Información sobre el uso del móvil personal de los trabajadores y la sanción de 80.000 euros.